Der Wettbewerb um gute Mitarbeiter und Fachkräfte wird immer härter. Nicht nur das fehlende Angebot auf dem Markt, auch die direkte Konkurrenz sorgt für eine immer problematisch werdende Personalsuche. Wir zeigen Ihnen die sieben wichtigsten Schritte zur Personaleinstellung, mit denen Sie den Einstellungsprozess professionalisieren können.
1. Die Anforderungen definieren – vom Bedarf zur Stellenbeschreibung
Im ersten Schritt gilt es die offene Stelle zu definieren. Nutzen Sie die Möglichkeit, die Arbeiten der Stelle und deren Aufgabenbereich möglichst klar zu erfassen. Sie erhalten somit ein umfassendes Anforderungsprofil und können gegebenenfalls die Stelle sogar verändern oder in ihren Aufgaben erweitern. Wichtig ist, dass die neue Stelle sich harmonisch in das aktuelle Gefüge einfügt und für die gewünschte Entlastung sorgt.
Durch diese Definition erhalten Sie im Einstellungsprozess einfach und schnell die grundlegenden Anforderungen für die Personalauswahl. Erfahrung, fachliche Qualifikation und sonstige Zusatzqualifikationen lassen sich anhand der Stellenbeschreibung sehr einfach erkennen und definieren.
2. Die Art der Personalgewinnung definieren – HR-Abteilung oder agiles Recruiting
Nun stellt sich natürlich noch die Frage, nach welchem System Sie die Personaleinstellung vornehmen möchten. Wird der Einstellungsprozess beinahe vollständig durch die HR-Abteilung und die Geschäftsführung übernommen, spricht man von einer eher klassischen Personaleinstellung.
Agiles Recruiting hingegen stellt das Team und die späteren Mitarbeiter in den Mittelpunkt und übergibt diesen die Verantwortung bei der Personalauswahl. Es hängt maßgeblich vom Unternehmen und der Unternehmenskultur ab, welche Lösung den Einstellungsprozess definiert.
3. Die Kanäle zur Stellenausschreibung definieren
Je nach Unternehmen und Position können nun Stellenanzeigen geschaltet werden. Dabei bestimmt die Auswahl der Kanäle durchaus auch die Menge der Rückmeldungen und deren Qualität.
Neben klassischen Stellenportalen und dem Social Media Recruiting können auch aktive Akquisewege wie die Direktansprache und das Active Sourcing mit einbezogen werden. Hier sollten Sie sich bei der Personalauswahl von Experten unterstützen lassen, welche auf ein großes Netzwerk potentieller Arbeitnehmer zurückgreifen können. So kann die Suche nach dem neuen Mitarbeiter gezielter und vor allem strukturierter durchgeführt werden.
Je mehr Kanäle insgesamt bestückt werden, umso größer die Chance auf den perfekten Kandidaten. Allerdings steigt auch der Aufwand der Personalauswahl deutlich, da sich je nach Position eine Vielzahl an Bewerbern melden kann. Die richtige Balance zu finden ist hierbei besondere Aufgabe.
4. Die Kanäle bestücken
Wenn die Kanäle ausgewählt sind und die entsprechenden Anzeigen geschrieben und optimiert wurden, können die Kanäle bestückt werden.
Gehen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie möglichst zeitnah und schnell auf eingehende Bewerbungen reagieren können. Denn die Erwartungshaltung der meisten Bewerber ist in den letzten Jahren deutlich angestiegen.
Je besser der Einstellungsprozess optimiert ist und je schneller Sie auf eingehende Bewerbungen reagieren können, umso positiver wirkt sich das auf die Bewerbererfahrung aus. Hier kann es durchaus hilfreich sein, sich die entsprechenden Spezialisten an Bord zu holen und diese Leistungen auszulagern.
5. Die Vorsortierung der Bewerber – hier kann externe Power helfen
Wenn Sie einen externen Dienstleister nutzen, um die Bewerbungen in Empfang zu nehmen, um einen schnellen Kontakt mit den Bewerbern zu ermöglichen, sollten die externen Profis auch die erste Personalauswahl vornehmen. Das spart nicht nur Zeit und entlastet Ihre Mitarbeiter, sondern sorgt dafür, dass die offensichtlich nicht passenden Kandidaten bereits frühzeitig aussortiert werden.
Bei diesem Prozess spielen vor allem die Hard Skills der Bewerber eine wichtige Rolle. Durch eine gezielte und strukturierte Personalauswahl können Sie somit die nicht qualifizierten Bewerber schnell und einfach aussortieren lassen.
6. Großer Andrang – durch Telefoninterviews weiter sieben und sortieren
Nun hängt es vom Andrang auf die Stelle ab, wie Sie weiter vorgehen. Bei vielen qualifizierten Bewerbern gilt es nochmals weiter zu sortieren. Dabei können unter anderem Telefoninterviews oder Assessment Center eine Lösung sein. Auch hier hängt viel von der Größe des Unternehmens und der Position ab.
Sie können oftmals in genauer Absprache mit dem externen Dienstleister auch diese Aufgaben übernehmen lassen. Allerdings ist dabei eine sehr genaue Absprache erforderlich, da in den Telefoninterviews durchaus auch die Soft Skills und die soziale Komponente eine Rolle spielen. Hier entscheidet sich häufig, ob die ausgewählten Bewerber später zum Unternehmen und der Unternehmenskultur passen.
7. Das Einstellungsgespräch – verschiedene Ansätze zum Erfolg
Durch den gesamten Vorlauf wurde ein großer Teil der Bewerber aussortiert, sodass Sie nun nur noch wenige Kandidaten zur Auswahl haben. Beim agilen Recruiting werden die Kandidaten nun vom Team in Augenschein genommen und in den Betrieb integriert.
Bei der klassischen Personaleinstellung gibt es in der Regel die üblichen Bewerbungsgespräche zwischen HR- und Fach-Abteilung und den Bewerbern. Hier können nochmals die wichtigsten Punkte abgeklärt werden, ehe die Personalauswahl feststeht.
Nicht alle Aufgaben können inhouse erledigt werden
Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen bestehen häufig Kapazitätsprobleme bei der Personaleinstellung. Durch die Unterstützung externer Dienstleister können Sie die Arbeit nicht nur reduzieren, sondern auch den gesamten Einstellungsprozess professionalisieren. Dies kommt sowohl den Bewerbern als auch dem Ansehen Ihres Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt zugute.
Hinweis: In unseren Artikeln wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit in der Regel das generische Maskulinum verwendet. Wir weisen darauf hin, dass weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten dabei ausdrücklich mitgemeint sind.
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