KPIs in der Personalbeschaffung – Recruiting-Prozess messen und optimieren

Der aktuelle Fachkräftemangel führt zu immer mehr Problemen im Recruiting. Unternehmen fällt es zusehends schwer, offene Stellen effektiv und sicher zu besetzen. Die Personalbeschaffung muss aus diesem Grund einer gründlichen Revision unterzogen und optimiert werden. Hierzu gilt es die verschiedenen Key Performance Indicators (KPIs) zu analysieren und somit die Prozesse der Personalbeschaffung hinlänglich zu optimieren.

Warum überhaupt Controlling in der Personalbeschaffung nutzen?

Bevor wir uns den KPIs widmen und deren Sinn und Zweck hinterfragen, sollten wir zunächst einmal einen Blick darauf werfen, was Controlling im Bereich der Personalbeschaffung überhaupt bedeutet und welcher Zweck hierdurch verfolgt werden soll.

Die Antwort ist denkbar einfach, wenn auch in vielen Unternehmen nur schwer durchzusetzen. Es gilt anhand der KPIs herauszufinden, wie und ob die eigenen Prozesse der Personalbeschaffung sinnvoll eingesetzt werden und die Performance anhand gesetzter Ziele zu verbessern. Das Controlling im Recruiting stellt somit nicht den Endpunkt der Bemühungen um entsprechende Fachkräfte dar, sondern ist vielmehr der Ausgangspunkt für die Optimierung der Prozesse im Recruiting-Prozess.

Durch ein optimales Controlling zeigt sich häufig auch, welche weiteren Schritte notwendig sind, um die Personalbeschaffung des eigenen Unternehmens zu verbessern. Häufig ist ein solches Controlling der Auslöser, um externe Unternehmen mit dem Recruiting zu beauftragen, um eigene Kernkompetenzen zu bündeln und von den entstehenden Synergien zu profitieren.

Personalmanagement auf Basis umfassender KPIs

In vielen Unternehmen wird das Recruiting neuer Mitarbeiter sehr traditionell behandelt. Die Nutzung von sozialen Netzwerken oder auch von Bewerber-Netzwerken und der Power der eigenen Mitarbeiter wird in kaum einem Unternehmen vollständig und erfolgreich integriert. Kein Wunder, dass es immer schwieriger wird, die passenden Mitarbeiter zu finden.

Zudem sind Unternehmen nur selten in der Lage, die sogenannten passiven Bewerber zu erreichen. Also Bewerber, welche sich bereits in einem anderen Unternehmen in Anstellung befinden, welche sich aber optimal für die ausgeschriebene Stelle eignen würden. Hier kommen häufig Spezialisten ins Spiel, welche in der Lage sind, auch solche Bewerber für ein Unternehmen zu akquirieren. Um zu einer solchen Entscheidung zu gelangen und fremde Experten ins Recruiting mit einzubinden, kann eine Analyse der KPIs von entscheidender Bedeutung sein. Betrachten wir also die verschiedenen KPIs einmal genauer und schauen wir gemeinsam, welche für das Controlling im Recruiting von entscheidender Bedeutung sind.

KPIs in der Personalbeschaffung: Darauf müssen Sie achten

Insgesamt gibt es rund 20 verschiedene Key Performance Indicators, welche beim Recruiting eine wichtige Rolle spielen. Diese lassen sich grob unterteilen in Faktoren der Zeit, der Kosten und der Effektivität.

Die Faktoren der Zeit:

• Time to Fill: Dieser Indikator misst die Zeit, welche von der Meldung des Personalbedarfs bis zur Besetzung der Stelle oder dem Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters vergeht.
• Time to Interview: Ähnlich dem ersten Faktor, betrifft hier aber die Zeit von der Meldung des Personalbedarfs bis zum ersten Bewerbungsgespräch
• Time to internal feedback: Dieser Faktor misst die Zeit, von der ersten Kenntnisnahme der Bewerbung bis zum Jobangebot oder der Absage. Hier lassen sich unter anderem die Datenverarbeitung und Kommunikationskanäle innerhalb eines Unternehmens bewerten.
• Performance der Stellenbesetzung anhand interner Zeitvorgaben: Ist in einem Unternehmen definiert, dass wichtige Stellen spätestens nach 100 Tagen zu besetzen sind, kann anhand dieses Faktors der prozentuale Anteil der besetzten Stellen gemessen werden. Hier zeigt sich besonders deutlich die Effektivität der internen Personalbeschaffung.

KPIs der Kosten:

• Kosten pro Anstellung: Hier lassen sich die Kosten aufschlüsseln, welche von der Meldung des Personalbedarfs bis zur Neubesetzung der Stelle im Unternehmen anfallen. Wichtige KPIs für die Einbindung externer Kräfte in die Personalbeschaffung.
• Kosten pro Bewerbung: Hier werden die Kosten aufgeschlüsselt, welche das Unternehmen aufbringen muss, um eine Bewerbung eines potentiellen Mitarbeiters zu generieren.
• Kosten pro unbesetzter Stelle: Nicht besetzte Stellen kosten bares Geld. Dieser Faktor lässt sich mit den Kosten zum Recruiting in Relation setzen, um die Effektivität des gesamten Systems zu überprüfen.

Faktoren der Effektivität:

• Effektivität pro Beschaffungskanal: Eine Kosten-Nutzen-Rechnung der Personalbeschaffung pro verwendeten Recruiting-Kanal.
• Bewerbungen pro Beschaffungskanal: Die Anzahl der Bewerbungen je Stellenanzeige und je Kanal.
• Rate der Jobangebote: Die Quote der Jobangebote nach durchgeführten Bewerbungsgesprächen oder nach eingehenden Bewerbungen
• Rate der akzeptierten Jobangebote: Die Anzahl der vom Bewerber angenommenen Jobangebote in Relation zur Anzahl der ausgesprochenen Angebote. Dient unter anderem der Evaluierung der eigenen Angebotsstruktur.
• Quellen der Stellenbesetzung: Eigener Bewerber-Pool vs. neue Bewerber
• Retention-Rate: Die Quote der nach Zeit X noch im Unternehmen verbleibenden Neueingestellten

Die KPIs in der Personalbeschaffung richtig auswerten

Dies war ein kurzer Überblick über die verschiedenen KPIs, welche in der Personalbeschaffung eine wichtige Rolle spielen, wenn auch noch längst keine vollständige Liste. Viele Unternehmen stellen allerdings nach einem Controlling im Recruiting-Bereich fest, dass die eigene Personalbeschaffung weder den gesetzten Ansprüchen noch den gewünschten Kennzahlen entspricht.

Eine Verbesserung lässt sich intern häufig nur mit starkem Personalaufwand und mit entsprechenden finanziellen Einbußen realisieren. Viel einfacher und im Rahmen des Budgets ist es vielfach, auf die Hilfe von Experten zu setzen. Eine spätere Überprüfung der wichtigen KPIs zeigt in den meisten Fällen, dass sich die Kennzahlen durch professionelle Hilfe nachhaltig und spürbar verbessern lassen.

Hinweis: In unseren Artikeln wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit in der Regel das generische Maskulinum verwendet. Wir weisen darauf hin, dass weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten dabei ausdrücklich mitgemeint sind.